Jakie są najbardziej problematyczne wyzwania związane z serializacją po wdrożeniu?
Wyzwania związane z serializacją po wdrożeniu w branży farmaceutycznej są bardzo realne, ale rzadko się o nich mówi. Zazwyczaj skupiamy się na kwestie związane z serializacją narkotyków. Jednak po zakończeniu tego procesu nadal pozostają pewne (a czasem nawet liczne) problemy, z którymi należy się uporać. Nazywamy je wyzwaniami powdrożeniowymi.
Wyzwania związane z serializacją po wdrożeniu są najlepiej widoczne z pierwszej ręki. Dlatego też niniejszy artykuł będzie przede wszystkim oparty na naszych osobistych doświadczeniach. W ten sposób otrzymają Państwo informacje prosto z głównego źródła (oczywiście należycie uzupełnione materiałami pomocniczymi).
Na przestrzeni lat pomogliśmy wielu firmom farmaceutycznym z powodzeniem wdrożyć różne modele serializacji. Raz po raz widzimy pojawiające się te same problemy, a renomowane firmy zmagają się z tymi wyzwaniami po wdrożeniu serializacji. Począwszy od kwestii związanych z transferem wiedzy, a skończywszy na blokadach dostawców, wiele przeszkód pojawia się dopiero po wdrożeniu serializacji. Proszę potraktować ten artykuł jako przestrogę, aby wiedzieć, jakich problemów można się spodziewać. W ten sposób mogą Państwo zapobiec ich wystąpieniu lub przynajmniej łatwiej sobie z nimi poradzić, gdy już się pojawią.
Podzielimy te problemy na cztery szerokie kategorie, które następnie szczegółowo przeanalizujemy, korzystając z naszych własnych doświadczeń w połączeniu z dodatkowymi badaniami.
1. Brak jasno określonej odpowiedzialności
Pierwsze z naszych wyzwań związanych z serializacją po wdrożeniu dotyczy odpowiedzialności. Dokładniej mówiąc, brak jasnego zrozumienia, kto jest odpowiedzialny za obsługę i utrzymanie systemów serializacji po ich wdrożeniu.
Problem ten ma swoje korzenie w samym procesie serializacji. Wielokrotnie widzieliśmy, jak firmy nie wyznaczały wyraźnego lidera lub szefa projektu serializacji. Po wdrożeniu, gdy zespół się rozpada, nie ma osoby, która mogłaby podjąć decyzję. Ważne kwestie nie mogą zostać rozwiązane, ponieważ nikt nie wie, kto jest odpowiedzialny za nadzorowanie procesów serializacji w firmie.
W przypadku każdego innego krytycznego procesu biznesowego byłoby to niedopuszczalne, a jednak jest to dozwolone w przypadku serializacji. Prowadzi to do kilku problemów:
- Nowe projekty i aktualizacje zajmują dużo czasu
- Decyzje nie mogą zostać podjęte, ponieważ kto miałby je podjąć?
- Budżety nie są przydzielane, a przynajmniej nie w odpowiednim czasie.
- Działy ścierają się co do tego, czyim obowiązkiem jest dbanie o kwestie serializacji
- Tworzą się silosy komunikacyjne, które uniemożliwiają zdrową komunikację międzyfirmową.
Wszystkie te mniejsze wyzwania związane z serializacją po wdrożeniu pojawiają się zazwyczaj, gdy firmy nie postrzegają serializacji jako integralnego i krytycznego dla biznesu procesu, ale raczej jako coś, co należy zrobić ze względu na przepisy. W poprzednich artykułach pisaliśmy o możliwościach, jakie może zapewnić serializacja, ale to działa tylko wtedy, gdy jest przeprowadzana prawidłowo. W przyszłości prosimy upewnić się, że mają Państwo jasny obraz tego, kto jest odpowiedzialny za serializację w Państwa firmie i kto ma ją nadzorować zarówno w trakcie, jak i po wdrożeniu. Pomoże to uniknąć tych dość paraliżujących kwestii i otworzy nowe ścieżki do wykorzystania serializacji w znaczący sposób w firmie.
2. Problemy z transferem wiedzy
Mają więc Państwo zespół, jakkolwiek zdezorganizowany, który zajmie się wdrożeniem systemu serializacji w Państwa firmie. Świetnie. Muszą Państwo jednak myśleć również o przyszłości. Kolejnym z naszych wyzwań po wdrożeniu serializacji jest kwestia transferu wiedzy. Co to oznacza? Mówiąc prościej, są to problemy, które pojawiają się, gdy jeden zespół musi przekazać wiedzę innemu, zwykle świeżo zatrudnionemu zespołowi. Jest to kwestia, z którą prędzej czy później musi zmierzyć się większość firm farmaceutycznych, a serializacja jest kategorią, w której pojawia się ona bardzo często.
Zarządzanie systemem serializacji wymaga dużej wiedzy, a niestety zespół, który zajmował się wdrożeniem, może nie istnieć wiecznie. Nowi pracownicy będą w końcu musieli przejąć obowiązki i trzeba ich nauczyć, jak obsługiwać proces serializacji. Problem pojawia się, gdy nie jest to przewidziane, a ludzie opuszczają firmę bez pozostawienia jasnych instrukcji.
Ponadto, Istnieje wiele rzeczy, które mogą uniemożliwić skuteczny transfer wiedzy. nawet jeśli strony są w stanie i chcą:
- Ograniczone zasoby
- Brak przywództwa i wsparcia ze strony kierownictwa
- Brak spójnego, sformalizowanego lub ustrukturyzowanego podejścia
- Złe praktyki w zakresie przechowywania i udostępniania informacji (zostaną omówione później)
Nie wszystko jest jednak takie czarne. Dobrą wiadomością jest to, że mogą Państwo uniknąć załamania procesu serializacji po wdrożeniu, postępując zgodnie z kilkoma wytycznymi dotyczącymi transferu wiedzy:
- Ułatwianie szkoleń zespołowych i peer-to-peer, w tym coachingu, shadowingu i pracy w parach.
- Opracowanie sformalizowanej strategii transferu wiedzy i zintegrowanie jej z codziennymi działaniami.
- Dostarczanie informacji i szkoleń różnymi metodami
- Ulepszenie (i uproszczenie) sposobu archiwizowania i udostępniania ważnych informacji
- Stały przegląd praktyk transferu wiedzy w celu oceny ich skuteczności.
- Zapewnienie dobrego przywództwa
- Zapewnienie wsparcia ze strony kierownictwa
3. Blokada dostawcy (lub jej brak?)
Blokada dostawcy jest ważna sama w sobie, ale może być szczególnie problematyczna w kontekście wyzwań związanych z serializacją po wdrożeniu. Zdarza się, że podczas procesu serializacji firmom zaleca się trzymanie się jednego dostawcy. Jest to początkowo korzystne, ponieważ zazwyczaj można uzyskać wiele rzeczy za niższą cenę. Jednak po wdrożeniu, gdy pojawiają się problemy lub gdy konieczne są pewne dodatki, firmy potrzebują innych zasobów, których wybrany dostawca niekoniecznie jest w stanie zapewnić. Co gorsza, uzyskanie ich od kogoś innego oznaczałoby konieczność zapłacenia pełnej ceny.
Istnieje również inny sposób, w jaki vendor lock staje się problemem i co dziwne, jest on przeciwieństwem tego, co właśnie opisaliśmy. Zasadniczo, przed serializacją firmy mogą posiadać mieszankę przestarzałego sprzętu nabytego z różnych źródeł. Jednak po procesie serializacji korzystne jest podjęcie próby standaryzacji miejsca, w którym nabywają Państwo sprzęt farmaceutyczny. Powód tego jest taki sam, jak ten, który opisaliśmy wcześniej: taniej jest robić interesy tylko z jednym lub dwoma dostawcami, ale wtedy narażają się Państwo na ryzyko blokady dostawcy.
Podobnie jak w przypadku innych wyzwań związanych z serializacją po wdrożeniu, istnieje jednak kilka rozwiązań. Na przykład, Blokadę sprzedawcy można łatwo pokonać dzięki staranniejszemu planowaniu. Jeśli wiedzą Państwo, czego będą Państwo potrzebować, mogą Państwo wybrać odpowiedniego dostawcę do współpracy - takiego, który będzie miał to, czego Państwo potrzebują. Co więcej, mogą Państwo związać się z więcej niż jednym dostawcą. Nie jest trudno znaleźć dwóch lub trzech godnych zaufania dostawców, którzy zapewnią wszystko, czego Państwo potrzebują. W ten sposób można znaleźć granicę między związaniem się tylko z jednym dostawcą a zbytnim rozproszeniem.
4. Zła archiwizacja/przechowywanie informacji (zarządzanie danymi podstawowymi)
To i transfer wiedzy są ściśle powiązanymi wyzwaniami związanymi z serializacją po wdrożeniu. W końcu duża część transferu wiedzy wiąże się z efektywnym przechowywaniem i udostępnianiem informacji. Jednak zła archiwizacja i przechowywanie danych to również kwestia, która zasługuje na bardziej szczegółowe zbadanie.
Dla branży farmaceutycznej najważniejszą rzeczą do omówienia jest zarządzanie danymi podstawowymi. Według gartner.com, Zarządzanie danymi podstawowymi odnosi się do: to dyscyplina oparta na technologii, w której biznes i IT współpracują ze sobą w celu zapewnienia jednolitości, dokładności, zarządzania, spójności semantycznej i odpowiedzialności za oficjalne wspólne zasoby danych podstawowych przedsiębiorstwa. Dane podstawowe to spójny i jednolity zestaw identyfikatorów i rozszerzonych atrybutów, które opisują podstawowe podmioty przedsiębiorstwa, w tym klientów, potencjalnych klientów, obywateli, dostawców, witryny, hierarchie i plan kont.
Zarządzanie procesem serializacji po wdrożeniu w dużej mierze zależy od dobrych systemów danych podstawowych i zarządzania nimi. Posiadanie prostego, zorganizowanego sposobu dostępu do wielu różnych części procesu serializacji może wpłynąć na zdolność firmy do jego utrzymania.
Dostarczanie dokładnych informacji jest jednak ważne nie tylko dla spraw wewnętrznych. Dostawcy będą musieli znać wiele szczegółów dotyczących Państwa systemu serializacji, jeśli chcą Państwo zminimalizować potencjalne nieporozumienia. Zarówno Państwa klienci, jak i partnerzy będą wymagać łatwego dostępu do różnych kategorii informacji. Z tego powodu zdecydowanie zalecamy inwestowanie w zarządzanie danymi podstawowymi. Czyszczenie, standaryzacja i dopasowywanie danych jest opłacalne w dłuższej perspektywie. Chociaż wykonywanie gruntownej pracy, takiej jak normalizacja formatów dat lub standaryzacja wartości, może nie brzmieć atrakcyjnie, jest to niezbędny krok do posiadania naprawdę dobrze prosperującego systemu serializacji, a także firmy.
Wnioski
Podsumowując, wyzwania powdrożeniowe w branży farmaceutycznej można podzielić na cztery szerokie kategorie:
- Brak jasno określonej odpowiedzialności która powstaje, gdy nikt nie jest wyznaczony do ostatecznego nadzorowania operacji serializacji.
- Problemy z transferem wiedzy które pojawiają się, gdy nie ma jasno opracowanego systemu przekazywania wiedzy nowym pracownikom.
- Blokada sprzedawcy Problemy, które mogą objawiać się zarówno jako związanie się tylko z jednym dostawcą, jak i nieposiadanie żadnych partnerów handlowych i zbytnie rozproszenie.
- Zła archiwizacja/przechowywanie informacji praktyki, które utrudniają dostęp do kluczowych danych dotyczących Państwa systemu serializacji po jego wdrożeniu
Proszę pamiętać: wiele z tych informacji pochodzi z pierwszej ręki i jako takie są dodatkowo przydatne. Po przeczytaniu tego artykułu powinni Państwo mieć jaśniejszy obraz tego, jak dokładnie objawiają się te problemy, a także jak uniknąć ich w przyszłości.
W branży farmaceutycznej wyzwania związane z serializacją po wdrożeniu są z pewnością problemem, ale istnieje wiele innych gorących tematów, które mogą powodować problemy dla firm. Serializacja nie zawsze jest łatwa do wdrożenia, zwłaszcza bez odpowiedniego doradztwa. Jak najlepiej sobie z tym poradzić? Cóż, w Nubinno napisaliśmy wiele artykułów na blogu dotyczących właśnie tych tematów. W branży farmaceutycznej wiedza o tym, gdzie uzyskać właściwe informacje, może oznaczać różnicę między wzrostem a upadkiem. Mogą Państwo skontaktować się z nami za pośrednictwem tej strony internetowej lub nawet sprawdzić naszą sieć firm farmaceutycznych i dostawców o nazwie Nubinno Connect.
Życzymy Państwu powodzenia w utrzymywaniu świata zdrowszym.
