Quali sono le principali difficoltà che si presentano dopo l'implementazione della serializzazione?
Le sfide post-implementazione della serializzazione nel settore farmaceutico sono molto concrete, ma se ne parla raramente. Di solito ci concentriamo su le questioni relative alla serializzazione dei farmaci in primo luogo. Tuttavia, una volta terminata questa fase, rimangono ancora alcuni (e talvolta molti) problemi da affrontare. Si tratta di quelle che chiamiamo sfide post-implementazione.
Le difficoltà che sorgono dopo l'implementazione della serializzazione si comprendono meglio dall'esperienza diretta. Ecco perché questo articolo si baserà principalmente sulla nostra esperienza personale. In questo modo, riceverete informazioni direttamente dalla fonte primaria (ovviamente debitamente integrate da materiale di supporto).
Nel corso degli anni abbiamo aiutato numerose aziende farmaceutiche ad attuare con successo diversi modelli di serializzazione. Di volta in volta assistiamo al ripetersi degli stessi problemi e vediamo aziende altrimenti affidabili alle prese con le difficoltà post-implementazione legate alla serializzazione. Da questioni relative al trasferimento di conoscenze alla dipendenza da un unico fornitore, molti ostacoli emergono solo dopo che la serializzazione è stata implementata. Consideri questo articolo come un monito, in modo da sapere quali problemi potrebbe trovarsi ad affrontare. In questo modo, potrà prevenirne l'insorgere o, quantomeno, gestirli più facilmente quando si presenteranno.
Stiamo suddividendo questi problemi in quattro grandi categorie, che analizzeremo poi in dettaglio attingendo alla nostra esperienza e avvalendoci di ricerche complementari.
1. Mancanza di una chiara attribuzione delle responsabilità
La prima delle sfide che si presentano dopo l'implementazione della serializzazione riguarda la responsabilità. Più precisamente, la mancanza di una chiara comprensione di chi sia responsabile della gestione e della manutenzione dei sistemi di serializzazione dopo l'implementazione.
Questo problema affonda le sue radici nel processo di serializzazione stesso. Abbiamo visto più volte aziende che non riescono a nominare un leader o un responsabile chiaro per un progetto di serializzazione. Dopo l’implementazione, quando il team si scioglie, non c’è nessuno in grado di prendere una decisione. Le questioni importanti non possono essere risolte perché nessuno sa di chi sia la responsabilità primaria di supervisionare i processi di serializzazione all’interno dell’azienda.
Per qualsiasi altro processo critico per l'azienda, ciò sarebbe inaccettabile, eppure nella serializzazione è consentito che accada. Ciò comporta una serie di problemi a lungo termine:
- I nuovi progetti e gli aggiornamenti richiedono molto tempo
- Non è possibile prendere decisioni perché chi dovrebbe farlo?
- I fondi non vengono stanziati, o almeno non in modo tempestivo
- I dipartimenti sono in disaccordo su chi debba occuparsi delle questioni relative alla serializzazione
- Si creano compartimenti stagni che ostacolano una comunicazione efficace tra le diverse divisioni aziendali
Tutte queste piccole difficoltà post-implementazione relative alla serializzazione tendono a presentarsi quando le aziende non considerano la serializzazione come un processo integrante e fondamentale per l’attività, ma piuttosto come un obbligo da adempiere per motivi normativi. Abbiamo già trattato in articoli precedenti le opportunità che la serializzazione può offrire, ma ciò è possibile solo se viene attuata correttamente. In futuro, si assicuri di avere un'idea chiara di chi sia responsabile della serializzazione nella sua azienda e di chi debba supervisionarla sia durante che dopo l'implementazione. Ciò la aiuterà a evitare questi problemi piuttosto invalidanti e ad aprire nuove strade per utilizzare la serializzazione in modo significativo all'interno dell'azienda.
2. Problemi relativi al trasferimento delle conoscenze
Quindi avete un team, per quanto disorganizzato, incaricato di occuparsi dell’implementazione di un sistema di serializzazione nella vostra azienda. Ottimo. Tuttavia, dovete pensare anche al futuro. La sfida successiva nella serie delle difficoltà post-implementazione della serializzazione è la questione del trasferimento delle conoscenze. Cosa significa? In parole povere, si tratta dei problemi che sorgono quando un team deve trasmettere le proprie conoscenze a un altro, solitamente un team appena assunto. È una questione che la maggior parte delle aziende farmaceutiche deve affrontare prima o poi, e la serializzazione è un ambito in cui tende a presentarsi molto spesso.
La gestione di un sistema di serializzazione richiede una notevole competenza e, purtroppo, il team che si è occupato dell'implementazione potrebbe non rimanere in azienda per sempre. I nuovi assunti dovranno prima o poi subentrare e occorre insegnare loro come gestire il processo di serializzazione. Il problema sorge quando ciò non viene previsto e le persone lasciano l'azienda senza lasciare istruzioni chiare.
Inoltre, Sono molti i fattori che possono ostacolare un efficace trasferimento di conoscenze anche quando le parti ne hanno la possibilità e la volontà:
- Risorse limitate
- Mancanza di leadership e di sostegno da parte della direzione
- Mancanza di un approccio coerente, formalizzato o strutturato
- Pratiche inadeguate di archiviazione e condivisione delle informazioni (di cui si parlerà più approfonditamente in seguito)
Tuttavia, non tutto è negativo. La buona notizia è che è possibile evitare che il processo di serializzazione subisca interruzioni dopo l'implementazione seguendo alcune linee guida per il trasferimento delle competenze:
- Promuovere la formazione all'interno del team e tra colleghi, compresi il coaching, l'affiancamento e il lavoro in coppia
- Elaborare una strategia strutturata per il trasferimento delle conoscenze e integrarla nelle attività quotidiane
- Fornire informazioni e formazione attraverso una varietà di metodi
- Migliorate (e semplificate) il modo in cui archiviate e condividete le informazioni importanti
- Riveda costantemente le vostre pratiche di trasferimento delle conoscenze per valutarne l'efficacia
- Dimostrare una buona leadership
- Assicurarsi il sostegno della direzione
3. Dipendenza dal fornitore (o forse no?)
La dipendenza da un unico fornitore è di per sé una questione importante, ma può rivelarsi particolarmente problematica nel contesto delle sfide post-implementazione della serializzazione. Ciò che accade è che, durante il processo di serializzazione, alle aziende viene consigliato di affidarsi a un unico fornitore. Inizialmente ciò risulta vantaggioso, poiché solitamente è possibile ottenere molti servizi a un prezzo più conveniente. Tuttavia, dopo l'implementazione, sia quando sorgono problemi sia quando sono necessarie alcune integrazioni, le aziende si trovano ad aver bisogno di altre risorse che il fornitore scelto potrebbe non essere necessariamente in grado di fornire. Peggio ancora, procurarsele altrove significherebbe dover pagare il prezzo pieno.
Esiste anche un altro modo in cui la dipendenza da un unico fornitore diventa un problema e, per quanto possa sembrare strano, è l’esatto contrario di quanto abbiamo appena descritto. In sostanza, prima della serializzazione le aziende potrebbero disporre di un miscuglio di apparecchiature obsolete acquistate da una varietà di fonti. Dopo il processo di serializzazione, tuttavia, è vantaggioso cercare di standardizzare i canali di approvvigionamento delle attrezzature farmaceutiche. La ragione è la stessa descritta in precedenza: è più economico trattare con uno o due fornitori, ma si corre il rischio di un vincolo al fornitore.
Come per altre sfide post-implementazione relative alla serializzazione, tuttavia, esistono diverse soluzioni a questo problema. Per cominciare, Il vincolo di dipendenza da un unico fornitore può essere facilmente superato con una pianificazione più accurata. Se sapete di cosa avrete bisogno, potete scegliere un fornitore adeguato con cui collaborare, uno che disponga di ciò che vi serve. Inoltre, potete legarvi a più di un fornitore. Non è poi così difficile trovare due o tre fornitori affidabili in grado di fornirvi tutto ciò di cui avete bisogno. In questo modo, potrete trovare un equilibrio tra il legarvi a un unico fornitore e il disperdere troppo le vostre energie.
4. Archiviazione o conservazione inadeguata delle informazioni (gestione dei dati anagrafici)
Questo aspetto e il trasferimento delle conoscenze sono sfide strettamente correlate che si presentano dopo l'implementazione della serializzazione. Dopotutto, gran parte del trasferimento delle conoscenze riguarda l'archiviazione e la condivisione efficiente delle informazioni. Tuttavia, un'archiviazione e una conservazione dei dati inadeguate costituiscono anch'esse un problema a sé stante che merita di essere approfondito con maggiore dettaglio.
Per l'industria farmaceutica, l'argomento più importante da trattare sarebbe la gestione dei dati di riferimento. Secondo gartner.com, La gestione dei dati anagrafici si riferisce a: una disciplina basata sulla tecnologia in cui il settore aziendale e quello informatico collaborano per garantire l'uniformità, l'accuratezza, la gestione responsabile, la coerenza semantica e la tracciabilità delle risorse ufficiali di dati master condivise dell'azienda. I dati master sono l'insieme coerente e uniforme di identificatori e attributi estesi che descrive le entità fondamentali dell'azienda, tra cui clienti, potenziali clienti, cittadini, fornitori, sedi, gerarchie e piano dei conti.
La gestione di un processo di serializzazione dopo la sua implementazione dipende in larga misura dall’efficacia dei sistemi di dati anagrafici e dalla loro gestione. Disporre di un metodo semplice e organizzato per accedere alle numerose e disparate componenti del processo di serializzazione può determinare il successo o il fallimento della capacità di un’azienda di gestirlo.
Fornire informazioni accurate non è importante solo per gli affari interni, tuttavia. I fornitori avranno bisogno di conoscere molti dettagli sul vostro sistema di serializzazione se volete ridurre al minimo eventuali malintesi che potrebbero sorgere. Sia i vostri clienti che i vostri partner richiederanno un facile accesso a diverse categorie di informazioni. Per questo motivo, vi consigliamo vivamente di investire nella gestione dei dati master. La pulizia, la standardizzazione e l'allineamento dei dati sono operazioni che, nel lungo periodo, ripagano ampiamente. Sebbene svolgere attività di routine come la normalizzazione dei formati di data o la standardizzazione dei valori possa non sembrare allettante, si tratta di un passo necessario per garantire il pieno successo sia del sistema di serializzazione che dell'azienda stessa.
Conclusione
Riassumendo, quindi, le sfide post-implementazione nel settore farmaceutico possono essere suddivise in quattro grandi categorie:
- Una mancanza di chiara attribuzione delle responsabilità che si verifica quando non viene designato nessuno come responsabile definitivo delle operazioni di serializzazione.
- Problemi relativi al trasferimento delle conoscenze che sorgono quando non esiste un sistema ben definito per trasmettere le conoscenze ai nuovi assunti.
- Vincolo al fornitore problemi che possono manifestarsi sia sotto forma di dipendenza da un unico fornitore, sia sotto forma di assenza di partner commerciali e di un'eccessiva dispersione delle risorse
- Archiviazione o conservazione inadeguata delle informazioni pratiche che rendono più difficile l'accesso ai dati fondamentali relativi al sistema di serializzazione dopo l'implementazione
Ricordate: molte di queste informazioni provengono da fonti dirette e, in quanto tali, sono particolarmente utili. Dopo aver letto questo articolo, dovreste avere un'idea più chiara di come si manifestano esattamente questi problemi e di come evitarli in futuro.
Nel settore farmaceutico, le sfide post-implementazione della serializzazione rappresentano certamente un problema, ma vi sono molti altri temi di attualità che possono causare difficoltà alle aziende. La serializzazione non è sempre facile da implementare, soprattutto senza una consulenza adeguata. Come affrontare al meglio questa situazione? Ebbene, noi di Nubinno abbiamo pubblicato numerosi articoli sul blog proprio su questi argomenti. Nel settore farmaceutico, sapere dove reperire le informazioni giuste può fare la differenza tra la crescita e il fallimento. Potete contattarci tramite questo sito web o anche dare un'occhiata alla nostra rete di aziende farmaceutiche e fornitori denominata Nubinno Connect.
Le auguriamo ogni successo nel suo impegno per rendere il mondo un posto più sano.
