¿Cuáles son los retos más problemáticos de la post-implementación de la serialización?
Los retos posteriores a la serialización en la industria farmacéutica son muy reales, pero rara vez se habla de ellos. Solemos centrarnos en cuestiones relacionadas con la obtención de medicamentos en serie en primer lugar. Sin embargo, una vez finalizado, aún quedan algunos (y a veces muchos) problemas por resolver. Son lo que llamamos retos posteriores a la aplicación.
Los retos posteriores a la serialización se ven mejor de primera mano. Por eso este artículo se basará principalmente en nuestra experiencia personal. De este modo, obtendrá información directamente de la fuente primaria (debidamente complementada con material de apoyo, por supuesto).
A lo largo de los años, hemos ayudado a muchas empresas farmacéuticas a implantar con éxito diversos modelos de serialización. Una y otra vez vemos que surgen los mismos problemas y que empresas por lo demás reputadas luchan por hacer frente a estos retos posteriores a la implantación de la serialización. Desde problemas con la transferencia de conocimientos hasta el bloqueo de proveedores, muchos obstáculos aparecen sólo después de que la serialización ha sido implementada. Tome este artículo como un cuento con moraleja para saber qué problemas puede esperar. De ese modo, podrá evitar que surjan en primer lugar o, como mínimo, le resultará más fácil afrontarlos cuando aparezcan.
Dividimos estos problemas en cuatro grandes categorías que luego exploraremos en detalle utilizando nuestra propia experiencia como referencia, combinada con investigaciones complementarias.
1. Una falta de responsabilidad clara
El primero de nuestros retos posteriores a la implantación de la serialización tiene que ver con la responsabilidad. Más concretamente, la falta de un entendimiento claro sobre quién es el responsable de ocuparse y mantener los sistemas de serialización tras la implantación.
Este problema tiene sus raíces en el propio proceso de serialización. Hemos visto a empresas una y otra vez fracasar a la hora de designar un líder o jefe claro de un proyecto de serialización. Tras la puesta en marcha, cuando el equipo se disuelve, no hay nadie que tome una decisión. Las cuestiones importantes no pueden resolverse porque nadie sabe de quién es la responsabilidad de supervisar los procesos de serialización en la empresa.
Para cualquier otro proceso crítico para el negocio, esto sería inaceptable, y sin embargo se permite que ocurra con la serialización. Esto conduce a varios problemas más adelante:
- Los nuevos proyectos y las actualizaciones llevan mucho tiempo
- No se pueden tomar decisiones porque ¿quién las tomaría?
- Los presupuestos no se asignan o al menos no de forma oportuna
- Los departamentos se enfrentan sobre de quién es la responsabilidad de ocuparse de las cuestiones de serialización
- Se crean silos de comunicación y se cierra la comunicación saludable entre empresas
Todos estos pequeños retos posteriores a la implantación de la serialización tienden a surgir cuando las empresas no observan la serialización como un proceso integral y crítico para el negocio, sino como algo que hay que hacer en aras de la normativa. Hemos escrito en artículos anteriores sobre las oportunidades que puede ofrecer la serialización, pero eso sólo funciona si se hace correctamente. En el futuro, asegúrese de tener una idea clara de quién es el responsable de la serialización en su empresa y quién debe supervisarla durante y después de la implantación. Le ayudará a evitar estos problemas bastante agobiantes y le abrirá nuevas vías para utilizar la serialización de forma significativa en la empresa.
2. Problemas con la transferencia de conocimientos
Así que tiene un equipo, aunque desorganizado, para encargarse de implantar un sistema de serialización en su empresa. Estupendo. Sin embargo, también tiene que pensar en el futuro. El siguiente en la línea de nuestros retos posteriores a la implantación de la serialización es la cuestión de la transferencia de conocimientos. ¿Qué significa esto? En pocas palabras, son los problemas que surgen cuando un equipo tiene que transmitir conocimientos a otro, normalmente recién contratado. Es una cuestión con la que la mayoría de las empresas farmacéuticas tienen que lidiar tarde o temprano, y la serialización es una categoría en la que tiende a surgir mucho.
Gestionar un sistema de serialización requiere muchos conocimientos y, por desgracia, es posible que el equipo que se encargó de la implementación no esté por aquí para siempre. Con el tiempo, los nuevos empleados tendrán que tomar el relevo y habrá que enseñarles a manejar el proceso de serialización. El problema viene cuando esto no se prevé y las personas abandonan la empresa sin dejar instrucciones claras.
Además, hay muchas cosas que pueden impedir el éxito de la transferencia de conocimientos incluso cuando las partes son capaces y están dispuestas:
- Recursos limitados
- Falta de liderazgo y apoyo por parte de la dirección
- Falta de un enfoque coherente, formalizado o estructurado
- Malas prácticas de almacenamiento e intercambio de información (se tratará más adelante)
Sin embargo, las cosas no son del todo sombrías. La buena noticia es que puede evitar que su proceso de serialización se venga abajo tras la implantación siguiendo algunas pautas de transferencia de conocimientos:
- Facilitar la formación en equipo y entre iguales, incluyendo el coaching, el shadowing y el trabajo en parejas.
- Desarrollar una estrategia formalizada de transferencia de conocimientos e integrarla en las operaciones diarias
- Proporcionar información y formación mediante diversos métodos
- Mejore (y simplifique) la forma de archivar y compartir información importante
- Revise continuamente sus prácticas de transferencia de conocimientos para medir su eficacia
- Proporcionar un buen liderazgo
- Garantizar el apoyo de la dirección
3. Bloqueo de proveedores (¿o falta de bloqueo?)
El bloqueo de proveedores es una cuestión importante por sí misma, pero puede ser especialmente problemática en el contexto de los retos posteriores a la serialización. Lo que ocurre es que durante el proceso de serialización se aconseja a las empresas que se ciñan a un solo proveedor. Al principio esto es ventajoso porque normalmente se pueden conseguir muchas cosas por un precio más barato. Sin embargo, después de la implantación, ya sea cuando surgen problemas o cuando son necesarias ciertas adiciones, las empresas se encuentran con que necesitan otros recursos que el proveedor elegido no necesariamente puede proporcionarles. Peor aún, obtenerlo de otro lugar significaría tener que pagar el precio completo.
También hay otra forma en la que el bloqueo de proveedores se convierte en un problema y es, curiosamente, la opuesta a la que acabamos de describir. Esencialmente, antes de la serialización las empresas pueden tener un batiburrillo de equipos obsoletos adquiridos de diversas fuentes. Después del proceso de serialización, sin embargo, es beneficioso intentar estandarizar dónde se adquiere el equipo farmacéutico. La razón para ello es la misma que hemos descrito antes: es más barato hacer negocios con uno o dos proveedores solamente, pero entonces se corre el riesgo del bloqueo de proveedores.
Sin embargo, como ocurre con otros retos posteriores a la serialización, existen varias soluciones para ello. Por un lado, El bloqueo del vendedor puede superarse fácilmente con una planificación más cuidadosa. Si sabe lo que va a necesitar, puede seleccionar un proveedor adecuado con el que asociarse, uno que tenga lo que usted necesita. Además, puede comprometerse con más de un proveedor. No es tan difícil encontrar dos o tres proveedores de confianza que puedan proporcionarle todo lo que necesita. De este modo, podrá evitar quedarse encerrado con un solo proveedor o dispersarse demasiado.
4. Mal archivo/almacenamiento de la información (gestión de datos maestros)
Esto y la transferencia de conocimientos son retos posteriores a la aplicación de la serialización estrechamente relacionados. Al fin y al cabo, una gran parte de la transferencia de conocimientos tiene que ver con el almacenamiento y el intercambio eficaz de información. Sin embargo, el mal archivado y almacenamiento de datos es también una cuestión propia que merece ser explorada con algo más de detalle.
Para la industria farmacéutica, lo más importante sería hablar de la gestión de datos maestros. Según gartner.com, la gestión de datos maestros se refiere a: una disciplina habilitada por la tecnología en la que el negocio y la TI trabajan juntos para garantizar la uniformidad, precisión, administración, coherencia semántica y responsabilidad de los activos de datos maestros compartidos oficiales de la empresa. Los datos maestros son el conjunto coherente y uniforme de identificadores y atributos ampliados que describen las entidades centrales de la empresa, incluidos los clientes, los clientes potenciales, los ciudadanos, los proveedores, los centros, las jerarquías y el plan contable.
La gestión de un proceso de serialización tras su implantación depende en gran medida de unos buenos sistemas y gestión de datos maestros. Disponer de una forma sencilla y organizada de acceder a las muchas partes dispares del proceso de serialización puede hacer o deshacer la capacidad de una empresa para mantenerlo.
Sin embargo, proporcionar información precisa no sólo es importante para los asuntos internos. Los proveedores necesitarán conocer muchos detalles sobre su sistema de serialización si quiere minimizar los malentendidos que puedan surgir. Tanto sus clientes como sus socios exigirán un fácil acceso a diferentes categorías de información. Por esta razón, le aconsejamos encarecidamente que invierta en la gestión de datos maestros. Limpiar, normalizar y cotejar los datos merece la pena a largo plazo. Aunque hacer el trabajo sucio, como normalizar los formatos de fecha o estandarizar los valores, puede no sonar atractivo, es un paso necesario para tener un sistema de serialización realmente floreciente, así como una empresa.
Conclusión
En resumen, los retos de la postimplantación farmacéutica pueden dividirse en cuatro grandes categorías:
- Una falta de responsabilidad clara que surge cuando no se designa a nadie para que sea el supervisor definitivo de las operaciones de serialización.
- Problemas con la transferencia de conocimientos que surgen cuando no existe un sistema claramente desarrollado para transmitir los conocimientos a los nuevos contratados.
- Cerradura de vendedor problemas que pueden manifestarse tanto por estar bloqueado con un solo proveedor como por no tener ningún proveedor asociado y dispersarse demasiado
- Mal archivo/almacenamiento de la información prácticas que dificultan el acceso a datos clave sobre su sistema de serialización tras la implantación
Recuerde: gran parte de esta información procede de primera mano y es, como tal, adicionalmente útil. Después de leer este artículo, debería tener una idea más clara de cómo se manifiestan exactamente estos problemas y de cómo evitarlos en el futuro.
En la industria farmacéutica, los retos posteriores a la implantación de la serialización son sin duda un problema, pero hay muchos otros temas candentes que pueden causar problemas a las empresas. La serialización no siempre es fácil de implementar en primer lugar, especialmente sin el asesoramiento adecuado. ¿Cuál es la mejor manera de sortear esta situación? Bueno, en Nubinno hemos escrito muchos artículos de blog precisamente sobre estos temas. En la industria farmacéutica, saber dónde obtener la información adecuada puede significar la diferencia entre crecer y tambalearse. Puede ponerse en contacto con nosotros en este sitio web o incluso consultar nuestra red de empresas y proveedores farmacéuticos llamada Nubinno Connect.
Le deseamos la mejor de las suertes para que el mundo siga siendo un lugar más sano.
