¿Está cometiendo estos errores de serialización de medicamentos?
En los últimos tiempos, la serialización en la industria farmacéutica se ha convertido en un gran tema, pero casi nadie habla de los errores en la serialización de medicamentos. Aunque la serialización ha revolucionado, en general, la industria farmacéutica para mejor, todavía hay algunos errores que se escapan y crean problemas tanto a las empresas como a los consumidores.
Los errores en la serialización de medicamentos suelen cometerlos las empresas que no tienen mucha experiencia. Se lanzan de cabeza, confiando en su capacidad para serializar su medicamento de forma rápida y eficaz. Sólo entonces, por desgracia, comienzan las verdaderas dificultades de la serialización. Estas dificultades siempre han estado ahí, pero la empresa en cuestión no era consciente de ellas.
La mejor cura para la inexperiencia es la experiencia. Sin embargo, el conocimiento le sigue de cerca. En este artículo, le armaremos con el conocimiento que necesita para evitar los errores más comunes en la serialización de medicamentos. Discutiremos en qué consisten e intentaremos ofrecer soluciones tanto individuales como globales a los mismos. Al final de este artículo, debería comprender mejor y con más cautela cómo funciona exactamente la serialización de medicamentos.
Empecemos entonces, ¿le parece?
Error #1: Cargarse de cabeza
En los negocios, la decisión y la rapidez suelen ser buenas cualidades. Sin embargo, en la industria farmacéutica, puede ser un billete de ida para cometer todo tipo de errores de serialización de medicamentos. Como tal, hemos colocado este error como el primero. Todos los demás, en menor o mayor medida, se derivan de la imprudencia y la falta de información. Si algo sacará de este artículo, esperamos que sea cómo evitar cometer este error.
Serializar con éxito sus productos farmacéuticos es más complicado que simplemente hacer que alguien venga y selle sus envases con números extravagantes. Primero hay que cumplir muchos requisitos. Durante esta fase de recopilación de requisitos, detectar errores es bastante fácil. Aunque puede ser una molestia, no suele llevar demasiado tiempo corregirlos. Sin embargo, una vez que los proyectos empiezan a avanzar, el coste y el tiempo necesarios para realizar cambios aumentan drásticamente.
Tanto los medicamentos como los sistemas de serialización deben ser correctos para que el proceso funcione. Tanto las FAT (Pruebas de aceptación en fábrica) como las SAT (Pruebas de aceptación in situ) son importantes para asegurarse de que el proceso de serialización se desarrollará sin problemas. Dedicar tiempo en las fases iniciales y verificar que todos los aspectos del proceso de serialización funcionan correctamente le ahorrará muchos dolores de cabeza en el futuro. Como dice el viejo adagio La precaución no es cobardía. El descuido no es valentía.
Error #2: No conocer los requisitos de serialización de los distintos países
Dependiendo de lo que sea, es poco probable que su medicamento sólo se venda en un país. Esto complica las cosas para la serialización porque, como habrá adivinado, los distintos países y mercados tienen normativas diferentes. Por desgracia, no entender estas diferencias lleva a muchas empresas a cometer errores en la serialización de medicamentos, haciendo que sus productos no se puedan comercializar en determinadas regiones. Esto es un problema si inicialmente se preveían ventas en esas regiones.
Por ejemplo, algunos países tienen plazos más agresivos para el cumplimiento. Si basa sus plazos en su propio país, puede encontrarse con problemas más adelante cuando decida vender su producto en otros mercados. Tampoco se deje engañar. Es posible que algunos proveedores de serialización ni siquiera sean plenamente conscientes de estas diferencias, lo que aumenta la importancia de estar conectado con los proveedores y sistemas de serialización adecuados.
Por lo tanto, cuando ponga en marcha un proyecto de serialización, debe asegurarse de que satisface las necesidades de los distintos mercados. De lo contrario, estas lagunas en el cumplimiento escalonarán el proceso y le costarán más tiempo y dinero a la larga. Debe disponer de una documentación sólida sobre la interpretación de la serialización de cada país cliente y sus respectivas normativas. De este modo, su medicamento será apto para su mercado y todo procederá según lo previsto. Sólo asegúrese de volver a comprobar su investigación, ya que no todas las fuentes son precisas ni están actualizadas.
Error #3: Subestimar el tiempo que llevará
Muchos errores en la serialización de medicamentos radican en falsas suposiciones sobre el proceso de serialización. No ayuda que muchos proveedores de serialización prometan plazos ridículos, a veces inferiores a dos meses. Por supuesto, si todo se alinea perfectamente, esto es posible. Sin embargo, es más que probable que surja alguna que otra complicación y que las cosas se tambaleen hasta cierto punto. Sea lo que sea lo que le digan, sepa que es poco probable que un proyecto de serialización pueda terminarse en 45 días o menos.
El pronóstico correcto suele ser un poco más conservador, más cercano al medio año. Esto sigue suponiendo que muchas cosas salgan bien y, sin embargo, parece bastante tiempo para muchas empresas farmacéuticas que quieren sacar sus productos al mercado. Un remedio para esta forma de pensar es considerar todas las fases del proyecto. La recopilación de requisitos, la selección de proveedores, la adquisición e instalación de equipos, la integración de hardware y software, junto con las pruebas y la validación llevan mucho tiempo. Y (adivine qué) un error en un eslabón de la cadena suele requerir cambios a lo largo de toda ella. Por eso, una vez más, es mejor tomarse su tiempo al principio que sufrir más adelante.
Debe mantener una conversación en profundidad con su proveedor de serialización sobre el plan que le propone. Infórmese sobre el calendario y su grado de precisión. Y lo que es más importante, asuma que por muy generoso que sea el calendario, es bueno dejar cierto margen para retrasos o estancamientos.
Error #4: No prepararse adecuadamente
Este error puede sonar parecido al primero, pero es un poco diferente. En lugar de lanzarse de cabeza, aquí hablamos de tener una idea falsa de cómo planificar las cosas. Uno de los errores más peligrosos de la serialización de medicamentos es no darse cuenta de que tendrá que hacer cambios en su producto para hacerlo compatible con las prácticas de serialización. ¿Cómo lo hará? Gran parte tiene que ver con un rediseño del envase para hacerlo compatible con la impresión del número de serialización. Cambiar el diseño de sus etiquetas e ilustraciones le llevará un tiempo adicional y deberá completarlo antes de que el proceso de serialización se ponga en marcha en serio.
Además, tendrá que acumular un exceso de existencias de su producto. La escasez en la distribución del producto es un asesino en el proceso de serialización. Será necesario desarrollar un plan de producción sólido. Muchas de estas cosas no tienen que ver directamente con la serialización, sino que simplemente forman parte de la gestión eficaz de una empresa farmacéutica.
En resumen, tendrá que adaptarse al proceso de serialización modificando su producto (o como mínimo sus etiquetas y envases), producir un exceso de existencias del mismo, así como crear redes de seguridad en caso de un posible mal funcionamiento del sistema. Esto incluye cosas como disponer de personal y recursos suficientes para realizar el envasado manual en caso de que haya problemas con la línea de envasado u otras partes del proceso de serialización.
Error #5: Tomar el precio del proyecto al pie de la letra
Es un hecho arraigado en el mundo de los negocios que el diablo está en los detalles. Los proveedores de serialización a menudo le ofrecerán un precio bastante atractivo, sólo para que más tarde descubra cómo esa cifra no cubría exactamente todo de sus servicios. De hecho, resulta que ése era sólo el coste de una parte de todo el proceso de serialización. Los errores en la serialización de fármacos se producen cuando no pedimos precios exhaustivos del proyecto y nos limitamos a aceptar lo que nos dan los proveedores al pie de la letra. Esto nos lleva a aceptar tratos de calidad inferior (porque, al fin y al cabo, ¿quién quiere echarse atrás cuando el proceso de serialización se encuentra a dos tercios del camino?).
Como antídoto a esto, es necesario pensar y discutir los detalles de los precios con su proveedor. Qué cubre el precio, exactamente? ¿Está pagando por una sola línea o por todas las que necesita? ¿Incluye el precio la recopilación de requisitos, FAT, SAT, así como las partes de validación del proceso?
Esto no sólo garantizará que no le estafen en el trato, sino que hará que el vendedor sepa que usted no es alguien que se deje manipular fácilmente. Usted conoce su oficio y, como tal, será menos probable que intenten algo similar a medida que avance el trato.
Error #6: No proporcionar una formación completa al personal
Uno de los errores más comunes en la serialización de medicamentos es subestimar cuántos cambios introducirá el proceso de serialización en su cadena de suministro. Como hemos mencionado anteriormente en este artículo, la serialización de medicamentos implica una revisión de muchos procesos empresariales. Muchos de ellos implican no sólo sistemas automatizados, sino también empleados.
Estos empleados deben estar debidamente formados para manejar los diversos retos de la serialización. Además, también se les debe educar sobre el concepto de serialización, ya que si comprenden sus numerosas ventajas (más información al respecto en el siguiente punto), se mostrarán más entusiastas a la hora de aceptarla y, lo que es más importante, de aprender sobre ella.
Un programa de formación completo debe incluir a todos los usuarios, así como al personal de apoyo. Usted quiere que toda su línea de producción esté al día de lo que implica la serialización. Si este paso se maneja bien, entonces el periodo posterior de serialización será más llevadero. Si se sintió desanimado por los largos tiempos de proyecto de los que hemos hablado antes, ésta es una forma de reducirlos a un periodo razonable.
Error #7: No comprender la oportunidad que brinda la serialización
Muchas empresas farmacéuticas implementan la serialización como si fuera una tarea. Ellos tienen deben hacerlo para cumplir con la DCSCA o su equivalente y así lo hacen. Este es uno de los errores de serialización de medicamentos más comunes porque le lleva a descuidar las increíbles oportunidades de negocio que ofrece la serialización.
Esta maravillosa herramienta, además de ser una forma asombrosa de control de calidad y medida contra la falsificación, proporciona toda una serie de beneficios adicionales a su empresa. Por ejemplo, la posibilidad de realizar un seguimiento del envasado y la distribución de su producto puede mejorar el rendimiento de los lotes y disminuir la pérdida de producto. Esto conduce a una contabilidad más precisa y a una idea más clara de cuánto está gastando, vendiendo y ganando. Además, puede hacerse una mejor idea de cuánto se tarda en transportar una unidad de producto, por no hablar de determinar qué partes del proceso están formando cuellos de botella.
Todo esto viene a decir que la serialización ofrece una oportunidad increíble. Utilizando la organización añadida que es un subproducto de la serialización, puede mejorar la eficiencia de la producción y el transporte, y crear una empresa farmacéutica más eficiente. Estas ventajas son imposibles o difíciles de realizar sin la serialización.
El tipo adecuado de ayuda y asesoramiento
Con todos estos errores de serialización de medicamentos (y muchos más) acechando en el reino de la posibilidad, puede que se esté preguntando si es prudente abordar este asunto de la serialización en solitario. La respuesta es muy sencilla: no del todo. Aunque usted sea más que capaz, pequeños errores y descuidos pueden colarse por las rendijas y complicar innecesariamente el proceso. Por no mencionar, además, que encontrar al proveedor de serialización adecuado puede ser una pesadilla.
